利豐供應(yīng)商反恐工作指引（四）
安全程序文件  

 原材料/加工材料進(jìn)出記錄文件

貨倉(cāng)安全工作指引

1.0     目的：本程序的目的是確保我公司在進(jìn)行產(chǎn)品的生產(chǎn)、儲(chǔ)存、運(yùn)輸?shù)倪^(guò)程中。倉(cāng)庫(kù)人員遵守美國(guó)海關(guān)的 C-TPAT （海關(guān)—貿(mào)易伙伴防恐）安全指導(dǎo)，以便在美國(guó)以外的運(yùn)輸海關(guān)結(jié)關(guān)不會(huì)推遲，或由于竊賊或恐怖分子使用以上的環(huán)節(jié)作為運(yùn)送違禁物品進(jìn)入美國(guó)的運(yùn)輸工具。

2.0     范圍：本指引適用于原生產(chǎn)商和倉(cāng)庫(kù)人員進(jìn)行產(chǎn)品的生產(chǎn)、儲(chǔ)存或運(yùn)輸。貨倉(cāng)負(fù)責(zé)人對(duì)貨物裝載及外來(lái)物料的核查和驗(yàn)收。

3.0     職責(zé)：安全經(jīng)理負(fù)責(zé)貨物裝載過(guò)程及外來(lái)人員進(jìn)入貨倉(cāng)的監(jiān)控。貨倉(cāng)負(fù)責(zé)人對(duì)貨物裝載及外來(lái)物料的核查和驗(yàn)收。

4.0     參考文件：C-TPAT 美國(guó)海關(guān)—貿(mào)易伙伴防恐安全指引。

5.0     程式

5.1.       安全培訓(xùn)：所有從事貨倉(cāng)工作的雇員必須接受安全教育，認(rèn)知危險(xiǎn)意識(shí)和識(shí)別內(nèi)部陰謀的培訓(xùn)。未經(jīng)培訓(xùn)或許可人員一律不得進(jìn)入貨物裝卸區(qū)，進(jìn)出貨倉(cāng)必須接受登記。

5.2.       來(lái)料驗(yàn)收及儲(chǔ)存：所有來(lái)料由貨倉(cāng)部和安全經(jīng)理或指定代表人核對(duì)PMC發(fā)出的《采購(gòu)單》，對(duì)無(wú)貨單物料一律拒收看待。經(jīng)核實(shí)后的外來(lái)物料，第一時(shí)間進(jìn)入獨(dú)立的驗(yàn)收?qǐng)?bào)區(qū)域，并由IQC 對(duì)貨品質(zhì)量的檢驗(yàn)。來(lái)貨數(shù)量必須符合《采購(gòu)單》或《來(lái)貨單》數(shù)量，貨物的多少貨倉(cāng)部應(yīng)進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)查，嚴(yán)重的需向廠部或洋行舉報(bào)。禁止一切無(wú)貨單物料進(jìn)入或被偷竊強(qiáng)取的事件發(fā)生。經(jīng)IQC檢查后，合格的來(lái)料貨物應(yīng)存放于合格區(qū)內(nèi)，分區(qū)擺放，并附上適當(dāng)標(biāo)識(shí)；物料的進(jìn)出應(yīng)記錄于《物料儲(chǔ)存記錄卡》上，以便日后跟蹤追述。成品儲(chǔ)存?zhèn)}要有專(zhuān)人負(fù)責(zé)管理，任何未經(jīng)許可人士不得隨便進(jìn)入；如有客戶(hù)或品質(zhì)檢查員進(jìn)行檢驗(yàn)時(shí)，必須要有主管級(jí)以上人員陪同。所有貨物的儲(chǔ)存環(huán)境必須有防盜、防非法進(jìn)入的門(mén)窗，并有管理員對(duì)物料進(jìn)行調(diào)查并上報(bào)公司或客戶(hù)。

5.3.       貨物對(duì)外運(yùn)輸

ü          成品外運(yùn)時(shí)必須由貨倉(cāng)人員核對(duì)運(yùn)輸車(chē)司機(jī)出示的運(yùn)輸通知，在符合船務(wù)部發(fā)出的指示后方能裝載貨物。船務(wù)指示包括《出貨通知書(shū)》、《托運(yùn)單》、柜紙等。

ü          一般物料、半成品對(duì)外的運(yùn)輸需憑PMC或船務(wù)部出具的通知進(jìn)行裝載。

ü          所有貨車(chē)、集裝箱在裝載物前必須接受例行的車(chē)箱檢查并清潔干凈。如發(fā)現(xiàn)車(chē)門(mén)關(guān)不嚴(yán)或車(chē)箱破爛的應(yīng)向貨倉(cāng)負(fù)責(zé)人提出，不可接受該類(lèi)車(chē)箱進(jìn)行貨物裝載。

ü          在裝載區(qū)域內(nèi)進(jìn)行貨物裝載時(shí)，需由安全經(jīng)理或代表人進(jìn)行監(jiān)控，未經(jīng)許可人員或車(chē)輛不得進(jìn)入該區(qū)域內(nèi)。

ü          在裝載區(qū)域內(nèi)進(jìn)行貨物裝載時(shí)，需由安全經(jīng)理或代表人進(jìn)行監(jiān)控，未經(jīng)許可人員或車(chē)輛不得進(jìn)入該區(qū)域內(nèi)。

ü          貨物在裝載好后應(yīng)由貨倉(cāng)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)檢查該車(chē)輛裝載貨物數(shù)量合格后再即時(shí)上鎖，并由安全人員確認(rèn)，司機(jī)在領(lǐng)取貨倉(cāng)開(kāi)出的運(yùn)輸或報(bào)單后即可將貨物運(yùn)送出廠。

ü          如對(duì)裝載貨物的車(chē)箱使用一次性封條的，應(yīng)于運(yùn)輸單上填寫(xiě)封條號(hào)碼，讓收貨方對(duì)裝載車(chē)輛進(jìn)行檢驗(yàn)是否在運(yùn)輸過(guò)程中被篡改過(guò)，如發(fā)現(xiàn)被篡改過(guò)應(yīng)雙方都有責(zé)任對(duì)此展開(kāi)調(diào)查，結(jié)果需向廠部及客戶(hù)申報(bào)。

反偷竊程序

1.0     目的：本程序的目的是為了加強(qiáng)公司內(nèi)的物理安全和管理制度，有效地防止一切偷竊活動(dòng)的進(jìn)行，確保公司財(cái)產(chǎn)的安全。

2.0     范圍：本程序主要適用于公司內(nèi)的一切財(cái)產(chǎn)的儲(chǔ)存和管理。

3.0     職責(zé)：保安經(jīng)理安排對(duì)進(jìn)出財(cái)物的監(jiān)管；各部門(mén)主任負(fù)責(zé)物料儲(chǔ)存安全環(huán)境的維護(hù)；物料員負(fù)責(zé)進(jìn)出物料的賬面及儲(chǔ)存數(shù)量的核查；維修部負(fù)責(zé)公司內(nèi)物理安全設(shè)施的維護(hù)及安裝。

4.0     程序

4.1     物理安全

ü          公司內(nèi)的所有門(mén)窗必須具備防盜功能，大門(mén)需安裝防盜鎖，窗口加裝插銷(xiāo)，以防止一切非法的進(jìn)入。

ü          廠區(qū)范圍內(nèi)四周及裝貨、卸貨區(qū)域安裝錄像系統(tǒng)，監(jiān)控廠區(qū)外部和貨物交收的安全活動(dòng)。

ü          出入廠區(qū)只限唯一的出入口，并有保安員全日24小時(shí)進(jìn)行全天候輪值看守。

ü          對(duì)高價(jià)值物品要有加強(qiáng)物理保護(hù)，加設(shè)牢固的鐵箱或設(shè)有“貴重物品”房進(jìn)行指定擺放。

4.2     出入控制

ü          非本公司人員的進(jìn)入必須進(jìn)行相關(guān)的登記，進(jìn)入廠區(qū)內(nèi)由保安員負(fù)責(zé)記錄來(lái)訪者姓名、所屬公司、事由、被訪人、時(shí)間及領(lǐng)取的“賓客卡”編號(hào)等。

ü          所有員工不得攜帶私人物品進(jìn)入生產(chǎn)廠區(qū)內(nèi)，所有物品的外出必須服從保安員的檢查，并進(jìn)行相關(guān)的資料記錄，嚴(yán)禁公司的任何物品被私人攜帶外出。

ü          加強(qiáng)廠區(qū)內(nèi)的安全巡邏，嚴(yán)密注視廠區(qū)內(nèi)無(wú)身份識(shí)別或可疑人員的盤(pán)查及記錄。

ü          有足夠的標(biāo)語(yǔ)提醒所有員工未經(jīng)許可不得進(jìn)入限制區(qū)域內(nèi)，如：落貨區(qū)、裝貨區(qū)、成品倉(cāng)、貨物停車(chē)場(chǎng)等。

4.3    物料跟蹤

ü          倉(cāng)存物料必須做好《物料儲(chǔ)存記錄卡》，按物料先到先出的程序進(jìn)入發(fā)放，物料管理的員工需對(duì)管理范圍內(nèi)的物料進(jìn)行定期的檢查，如發(fā)現(xiàn)有物料短缺，必須即時(shí)向部門(mén)匯報(bào)，各部門(mén)視乎情節(jié)的輕重向廠部及保安部匯報(bào)，并由保安部安排調(diào)查工作。

存?zhèn)}物料定期檢查記錄

  XX五金塑膠制品有限公司
 
文件名稱(chēng)：貨物收發(fā)控制程序
 
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一、目的：制訂貨物收發(fā)制度，確保公司及客戶(hù)的資源合理使用和安全。
 
二、范圍：貨倉(cāng)收發(fā)人員及采購(gòu)人員。
 
三、控制程序
 
ü      所有物料必須由貨倉(cāng)專(zhuān)人負(fù)責(zé)收入及發(fā)放。

ü      采購(gòu)部所有采購(gòu)單要第一時(shí)間派發(fā)到貨倉(cāng)部。

ü      供應(yīng)商所有送貨單均要注明訂單號(hào)、貨號(hào)、中文名稱(chēng)、數(shù)量、重量等資料，送貨單不完整需通知供應(yīng)商補(bǔ)充資料，傳真給貨倉(cāng)人員參考后簽發(fā)貨物暫收單，正式單據(jù)后補(bǔ)，否則可拒收貨。

ü      貨倉(cāng)人員應(yīng)嚴(yán)格按照采購(gòu)單數(shù)量、型號(hào)，收取貨物，超出及少數(shù)量要通知采購(gòu)部負(fù)責(zé)人確定處理。

ü      貨物超出及短少部份報(bào)表在入倉(cāng)手續(xù)完畢后，應(yīng)將表呈交采購(gòu)部跟進(jìn)。

ü      倉(cāng)庫(kù)負(fù)責(zé)人應(yīng)將已檢驗(yàn)合格物料分類(lèi)擺放在相關(guān)位置并做好入倉(cāng)卡及賬簿登記。

ü      不合格物料應(yīng)擺放在“次品區(qū)”或“侍處理區(qū)”，由采購(gòu)部聯(lián)絡(luò)供應(yīng)商收回。

ü      車(chē)間物料領(lǐng)用必須有由部門(mén)主管審核的“領(lǐng)料單”。

ü      所有需外發(fā)物品必須持有統(tǒng)籌部指令單，否則倉(cāng)庫(kù)不受理。

ü      貨倉(cāng)按“領(lǐng)料單”內(nèi)容發(fā)放車(chē)間所需物料，并做好記錄。

ü      貨物發(fā)放應(yīng)循“先進(jìn)先出”的次序。

 
四、附表
 
年　　月危險(xiǎn)品進(jìn)出倉(cāng)登記表
 
日期
 品名
 規(guī)格
 上月結(jié)存
 進(jìn)倉(cāng)數(shù)量
 出倉(cāng)數(shù)量
 結(jié)余數(shù)量
 存?zhèn)}地點(diǎn)
 備注

ü          本程序明確有送貨單據(jù)的開(kāi)具、經(jīng)手、保存等管制措施，以保證我公司出進(jìn)貨物的帳目清晰、手續(xù)完善。對(duì)運(yùn)輸資料或資料系統(tǒng)的控制以防無(wú)許可接觸，免被不法分子利用而造成盜竊或恐怖事件。

ü          本程序適用于貨倉(cāng)工作人員、司機(jī)等凡接觸運(yùn)貨單及運(yùn)貨資料的人員。

ü          貨倉(cāng)工作人員核實(shí)收發(fā)貨單據(jù)，點(diǎn)收或發(fā)放貨物后簽名確認(rèn)，貨倉(cāng)主管審核、保存原始單據(jù)交公司財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人。

ü          貨倉(cāng)工作人員要收到相關(guān)的指令性文件資料方能進(jìn)行收發(fā)貨工作，如PMC部發(fā)出的《采購(gòu)單》、船務(wù)部發(fā)出的《出貨通知書(shū)》等，貨倉(cāng)工作人員務(wù)必核實(shí)貨物的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量等，在此過(guò)程中，一定要警惕非貨單物料的進(jìn)入，在確認(rèn)無(wú)誤后才可簽批。

ü          對(duì)于收發(fā)貨單據(jù)，托運(yùn)成品貨單據(jù)等資料的原始單據(jù)于收發(fā)貨后次日（最好在二十四小時(shí)內(nèi)）交財(cái)務(wù)部有關(guān)分管負(fù)責(zé)人。

ü          貨倉(cāng)部只保存貨運(yùn)單據(jù)復(fù)印件一個(gè)月，在每月月底將所有復(fù)印單據(jù)交公司存盤(pán)。對(duì)于公司的運(yùn)輸資料和資料系統(tǒng)要嚴(yán)格保密。

收貨和運(yùn)輸程序

目的：設(shè)立本程序以規(guī)范收貨和運(yùn)輸動(dòng)作來(lái)防止貨物丟失或非準(zhǔn)許進(jìn)入，滿(mǎn)足美國(guó)海關(guān)C-TPAT 防恐要求。

范圍：本程序適用于所有從事收貨和運(yùn)輸?shù)呢泜}(cāng)人員和司機(jī)以及其它相關(guān)工作人員。

職責(zé)：由貨倉(cāng)主管策劃和安排貨場(chǎng)倉(cāng)工作貨物運(yùn)輸，具體運(yùn)輸工作由司機(jī)人員負(fù)責(zé)。
 

收貨程序
 

ü          所有物料由貨倉(cāng)部和安全經(jīng)理或指定代表人核對(duì)PMC發(fā)出的《采購(gòu)單》對(duì)無(wú)貨單物料一錄拒收。經(jīng)核實(shí)的外來(lái)物料第一時(shí)間進(jìn)入獨(dú)立的驗(yàn)收區(qū)域。由IQC 對(duì)物料進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)，結(jié)果記錄于《IQC檢查報(bào)告》。

ü          來(lái)貨數(shù)量必須符合《采購(gòu)單》或《來(lái)貨單》數(shù)量，對(duì)數(shù)量不符的物料貨色部應(yīng)進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)查，防止一切無(wú)貨單物料的進(jìn)入或被偷竊強(qiáng)取導(dǎo)致物料丟失，嚴(yán)重的需向廠部或洋行舉報(bào)。

ü          經(jīng)IQC檢查后，合格的來(lái)料貨物應(yīng)存放于合格區(qū)內(nèi)，分區(qū)擺放，并附上適當(dāng)標(biāo)識(shí)；物料的進(jìn)出應(yīng)記錄于《物料儲(chǔ)存記錄卡》，以便日后跟蹤追述。

ü          所有貨物的儲(chǔ)存環(huán)境必須有防盜防非法進(jìn)入的門(mén)窗，并有管理員對(duì)物料進(jìn)行調(diào)查并上報(bào)公司或客戶(hù)。

《現(xiàn)場(chǎng)收貨登記表》

品名 供貨商 訂購(gòu)單號(hào) 規(guī)格 單位 收貨數(shù)量 未交數(shù)量 品質(zhì)狀況 備注     
                      
                 
收貨員：              主管：                
 
 
貨物超重/短缺分析程序

由PMC部和貨倉(cāng)部聯(lián)合對(duì)物料的短缺和過(guò)剩進(jìn)行追溯、調(diào)查，根據(jù)途徑展開(kāi)物料短缺調(diào)查：生產(chǎn)過(guò)程中的損耗、流通中的損耗和誤存、因存放時(shí)間過(guò)長(zhǎng)而變質(zhì)或超過(guò)使用周期而損毀、不明丟失。造成物料過(guò)剩應(yīng)調(diào)查：訂購(gòu)數(shù)量過(guò)多、不同型號(hào)物料的混入、錯(cuò)以它種物料代發(fā)、取消訂單等。將調(diào)查結(jié)果詳細(xì)記錄交PMC部。產(chǎn)品主任和貨倉(cāng)主管根據(jù)物料過(guò)剩和短缺的調(diào)查報(bào)告聯(lián)決商討處理方法，報(bào)生產(chǎn)經(jīng)理審批，處理方法記錄于《存?zhèn)}期檢查記錄》，各相關(guān)部門(mén)亦根據(jù)決定對(duì)物料作出相關(guān)處理。產(chǎn)品主任根據(jù)《客供物料存量記錄》，對(duì)客供物料的壞料、損耗、積存及時(shí)與客戶(hù)溝通，并協(xié)商處理方法。

如果發(fā)現(xiàn)短缺，應(yīng)該按如下程序進(jìn)行：海關(guān)封關(guān)報(bào)關(guān)員－運(yùn)輸過(guò)程司機(jī)－IQC照相負(fù)責(zé)人－裝柜出貨負(fù)責(zé)人－成品入倉(cāng)負(fù)責(zé)人等進(jìn)行追查，并將追查結(jié)果報(bào)告上級(jí)處理。

REMARK（備注）                                                       編號(hào)：
 

發(fā)放部門(mén) PMC 收貨組  成品倉(cāng)  原料倉(cāng)  金屬倉(cāng)  贈(zèng)品倉(cāng)  散單倉(cāng)  危險(xiǎn)倉(cāng)  廢品倉(cāng)
簽名                   
 
貨物收入異動(dòng)表

  日期 供應(yīng)商 訂單號(hào) 貨號(hào) 貨物名稱(chēng) 訂購(gòu)數(shù)量 實(shí)際收入數(shù)量 多/少數(shù)量 采購(gòu)審核結(jié)果 貨倉(cāng)處理結(jié)果 注 
                  
                      
                      
                      
                      
                      
                      
                      
                     

制表：                           主管審核：                             反恐負(fù)責(zé)：

備注： 1：此份表格所有涉及物品都要經(jīng)反恐負(fù)責(zé)人審核簽名方可生效。2：造成貨物數(shù)量超額或短缺的原因需供應(yīng)商書(shū)面文件解釋并專(zhuān)人存檔備查。