文件記錄保存補充指導(dǎo)原則

以下黑體字部分為文件記錄保存的最低規(guī)定。此外，所有工廠必須遵守有關(guān)公告及文件記錄保存的具體法律規(guī)定。下文列出的其它條款為參考建議或某些“模范”工廠采用的作法。

人事檔案：
所有工廠必須保存每位員工的人事檔案。
人事檔案必須包括工廠所在國適用的年齡證明文件的復(fù)本（如身份證、護照、旅行文件、社�？ǖ龋�。
人事檔案中包括由工人簽名認同的錄用日期證明文件。
法律規(guī)定的工作合同，其中包含工人和工廠的簽名。
由工人填寫的應(yīng)聘申請表，其中包括地址、聯(lián)絡(luò)方法、推薦人、工作經(jīng)歷及教育程度等基本內(nèi)容。
工人于近期拍攝的照片。
書面的紀律處分文件，其中包括工人的簽名。
員工身份證號碼。

考勤卡：
所有工廠必須使用考勤卡或電子條碼卡系統(tǒng)準確記錄每位工人的實際工作時間。考勤卡必須記錄工人的上下班時間。
工廠可使用出勤表代替考勤卡，并在出勤表中記錄工人每天的上下班時間、午餐休息時間、加班時間及休息日安排。出勤表應(yīng)由工人簽名認同記錄的準確性，工廠必須保存完整的出勤表記錄。
考勤卡、條碼卡和出勤表記錄應(yīng)至少保存一年。某些國家要求工廠保存這些記錄的期限超過1年。
此外，Sears公司建議所有工廠在工人的考勤卡中記錄工人的就餐時間。

工資表：
所有工廠必須保存工資表，以證明工廠向每位工人支付了應(yīng)付的小時工資、每日工資、每月工資或計件工資。
工資表必須包括正常工作時間、根據(jù)產(chǎn)品件數(shù)或工作時間計算的工資總額、獎金、補貼、代扣款及實得工資等內(nèi)容。
工廠必須保存計件工資等相關(guān)文件，以證實工資表記錄的準確性。
工資表必須至少保存一年時間。某些國家要求工廠保留工資表的期限超過1年。
工廠在工資表中記錄節(jié)假日時間、最高獎金額、計件工作的加班工資、貸款及代扣款等內(nèi)容。
員工簽名認同工資表記錄的內(nèi)容，并表示收到工廠支付的實得工資。

工資單：
工廠在發(fā)放工資時必須向所有工人提供工資單，工資單必須明確記錄工人的正常工作時間、加班時間、計件工資、工資總額、代扣款及實得工資。
員工必須在工廠保存的工資單復(fù)本上簽名，以表示認可工資單的各項內(nèi)容并確認收到工廠支付的實得工資。